¿Cómo optimizar el tiempo y la productividad en el trabajo?

En la actualidad el tiempo es un recurso invaluable y la productividad es esencial para el éxito. Por ende, la optimización del tiempo se ha convertido en una habilidad crucial que permite mantener un mejor balance entre el trabajo y la vida. 

La eficiencia en la administración del tiempo y la mejora de la productividad personal son metas que te pueden ayudar a alcanzar tus objetivos de manera efectiva y sin desgastarte en el intento.

Aquí explicaremos algunos conceptos básicos que tienes que tener en cuenta si quieres optimizar tu tiempo y mejorar tu productividad:

Administración del tiempo y la gestión de tareas

La administración del tiempo es el proceso de planificar y organizar nuestras actividades diarias para maximizar la eficiencia. Para lograrlo, la gestión de tareas es esencial. Esto implica la creación de una lista de tareas y la asignación de prioridades a cada una de ellas.

El poder identificar las tareas más importantes te ayudará a organizar tu trabajo y garantizar que se desarrollen primero. A esto se le conoce como priorización.

Para poder visualizar mejor la gama de tareas y su lugar en la escala de importancia puedes ocupar aplicaciones de gestión de tareas.

Automatización

La automatización es un componente clave para optimizar el tiempo, ya que te abre a la posibilidad de usar la tecnología para realizar automáticamente tareas repetitivas y tediosas.

Esto puede liberar una cantidad significativa de tiempo, el cual podrás dedicar a otras actividades. Algunos ejemplos de automatización son:

El envío de correos electrónicos programados.

La programación de las publicaciones en redes sociales.

Planificación

Llevar una agenda organizada es fundamental para una administración eficaz del tiempo. Tener claridad sobre tu semana y horarios te ayudará a programar tareas y compromisos, lo que permite una distribución equitativa del tiempo entre las distintas actividades.

Además, tener anotada tu semana hará que puedas descansar mentalmente al poder revisarla para recordar cosas y no estar pensando en ello constantemente.

Si hablamos a largo plazo, la planificación es esencial para garantizar que se puedan alcanzar los objetivos deseados. 

Ergonomía

Los medios materiales a través de los cuales llevas a cabo tu trabajo también son muy importantes, y si trabajas en un escritorio varias horas al día no puedes olvidarte de potenciar tus elementos de trabajo.

Recuerda tener una silla ergonómica que te entregue comodidad por tiempos prolongados y que cuide de tu espalda, especialmente el área lumbar y cervical. La idea es que puedas apoyarte en este mobiliario y descansar, no sólo sostener una postura “correcta” y “tensa”. 

Por otra parte, tu escritorio tiene que tener la altura adecuada para tu tipo de cuerpo, por lo que los escritorios de altura regulable son ideales. 

También hay accesorios muy buenos que te pueden ayudar para sostener jornadas largas frente al computador, como los apoyabrazos, los soportes lumbares y los apoya pies.

Técnicas de trabajo que aumentan la productividad

Técnica Pomodoro

Es una técnica que se ha hecho muy popular el último tiempo y que se basa en la premisa de que trabajar en intervalos cortos manejables y focalizados en tareas puede aumentar la concentración y la productividad. 

Así, es posible evitar la sensación de estrés al desempeñar una tarea por un periodo de tiempo prolongado. Incluye descansos regulares que ayudan a mantener tu mente más fresca.

• Tradicionalmente la técnica Pomodoro considera intervalos de trabajo de 25 minutos. Cada intervalo es denominado como “1 Pomodoro”.
• En cada Pomodoro la idea es concentrarse en una tarea en específico y evitar las distracciones e interrupciones.
• Al completar 1 Pomodoro puedes registrar tu progreso en una lista. Después tomas un breve descanso de 5 minutos para relajarte, estirar tu cuerpo y hacer una pausa mental.
• Al completar 4 Pomodoros (100 minutos de trabajo) tienes que tomar un descanso más largo de 15 a 30 minutos.

Objetivos SMART

Establecer objetivos SMART puede ser una estrategia muy efectiva a la hora de querer llevar a cabo proyectos grandes, que necesitan de una planificación exhaustiva. El método SMART es un atajo para establecer objetivos claros, inteligentes y relevantes.

SMART significa "Inteligente" en inglés y también es un acrónimo a través del cuál se explican las características que deben tener los objetivos en el desarrollo de un trabajo o proyecto. 

• Específicos (Specific): Los objetivos del proyecto o trabajo deben ser específicos para el trabajo que estás realizando. Es decir, deben estar en concordancia con el objetivo mayor y a la vez ser específicos en sí mismos.
• Measurable (Medibles):  Tus objetivos deben ser medibles, lo que te permitirá más adelante poder evaluar el éxito o el fracaso de tu trabajo. La idea es que exista una forma establecida de medir el cumplimiento de los objetivos, ya sea una fecha límite, un cambio porcentual en las cifras, un número, etc.
• Alcanzables (Achievable): Deben ser alcanzables y estar dentro del ámbito de lo posible.
• Realistas (Realistic): Este punto está estrechamente relacionado con lo anterior y se refiere a que tus objetivos deben ser realistas, de acuerdo a tus capacidades y las de tu equipo de trabajo.
• De duración limitada (Time-bound): Por último, tus objetivos laborales deben tener una fecha de fin. Esto te ayudará a percibir si tu proyecto se alarga y a que tener claros los parámetros de éxito.

Esto es solo un resumen del método, pero si quieres saber más puedes investigar cómo establecer en la práctica objetivos SMART.

Timeboxing

Por último, el timeboxing es una estrategia de gestión del tiempo que busca evitar la procrastinación. También hace uso de bloques de tiempo para desempeñar tareas específicas en plazos definidos.

Este método es muy versátil y puede ser usado en organización de equipos de trabajo y también para tareas individuales.

Lo primero que debes hacer es elegir entre un bloque de tiempo “rígido” o “flexible”:

• Rígido: implica interrumpir la tarea o actividad al alcanzar el límite de tiempo establecido, aunque no hayas terminado. Es muy útil para personas perfeccionistas que revisan varias veces el trabajo ya finalizado.
• Flexible: el tiempo del bloque es más una sugerencia que una regla. 

No hay reglas sobre la duración de los bloques, ya que dependerá directamente de la organización del trabajo en equipo o individual. Si quieres saber más sobre esto pincha aquí. 

¿Qué te parecieron estos consejos? ¿Tú ya usas algún método de optimización del tiempo y la productividad?

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