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¿Cómo organizar tu oficina eficazmente?

 

La organización en una oficina (ya sea de trabajo en grupo o un Home Office) es un requisito fundamental para su funcionamiento óptimo, ya que fomenta la eficiencia y la productividad de los y las trabajadoras. 

Hay muchos elementos a considerar cuando se quiere lograr un espacio que cuente con una buena organización y en este artículo te contaremos brevemente cómo organizar tu oficina para: mejorar el espacio, optimizar procesos y aumentar la productividad. 

¡Veamos qué estrategias puedes implementar en tu oficina o Home Office!

Mobiliario de Oficina

Los muebles de una oficina son el elemento central que necesita de un orden establecido que facilite el tránsito en el espacio y el uso del mismo. Para mejorar la organización de este aspecto te aconsejamos que:

  • Planifiques la disposición de los escritorios y las áreas de trabajo de manera que facilite el movimiento de las personas en el lugar. Evita poner muebles que corten o dificulten el flujo natural y el tránsito por los pasillos.
  • Recuerda poner los escritorios cerca de las ventanas para que puedas aprovechar la luz natural, especialmente por las mañanas.
  • Crea espacios abiertos para reuniones informales y zonas de descanso. Esto ayudará a potenciar la tranquilidad de la oficina y delimitará las tareas por espacios, otorgando uno especial para la dispersión.
  • Por lo mismo, crea áreas privadas para reuniones y conferencias.

un escritorio organizado

Archivos y Documentación

Otro elemento que siempre está presente en las oficinas y Home Office son los archivos y papeles que se van acumulando a medida que se va avanzando en las labores.

Ya sea que sean documentos importantes que hay que conservar en buen estado o papeles y carpetas que están en uso constante, es esencial que cuentes con un lugar especial para ellos en donde puedas organizarlos y mantenerlos en buenas condiciones:

  • Incorpora mobiliario que te permita organizar documentación, como kardex y archivadores, muebles tipo biblioteca, entre otros. Esto, además de cuidarlos, hará que ahorres espacio en la oficina.
  • Implementa un sistema de archivo que sea lógico para guardar documentos físicos y/o digitales.
  • Crea carpetas numeradas o por orden alfabético para facilitar la búsqueda y la recuperación de la información dentro de tu oficina. Para esto puedes usar carpetas normales o archivadores si el volumen de papel es muy alto.
  • Incorpora el uso de bandejas para papel sobre los escritorios. Así, mantendrás en orden el papeleo que generalmente queda esparcido en la cubierta.

Suministros

Los suministros de oficina son esenciales a la hora de hacer tareas y tienen que estar a la mano cuando sean necesarios. Puede que también estos se acumulen y necesiten en demasía, por lo que organizarlos de forma eficiente se vuelve una obligación:

  • Mantén un inventario actualizado de los suministros que se ocupan en tu oficina o Home Office, especialmente si se necesita renovaciones constantemente. Así, sabrás qué tienes de cada cosa para los momentos de recarga y evitarás interrupciones en el trabajo.
  • Establece un sistema de reabastecimiento automático para elementos esenciales, en donde incluyas a los proveedores y personal que organice los suministros.

la cubierta de un escritorio completamente organizado

El Escritorio Propio

Por último, mantener tu espacio personal de trabajo organizado es algo que puede repercutir en tu salud mental y física, mejorando tu productividad y tranquilidad:

  • Incorpora sobre tu escritorio elementos que te ayuden a mantener ordenado el espacio, como bandejas, organizadores de escritorio, entre otros.
  • Agrega artículos en tu zona de trabajo que te permitan mantener limpio y organizado el lugar, como basureros, kit de limpieza para computador, etc.
  • Mejora la gestión de los cables de conexiones eléctricas incluyendo soluciones especialmente diseñadas para ello, como pasacables, cajas de conexiones eléctricas y amarracables.

Organizar una oficina eficazmente es un proceso continuo que requiere atención a diversos aspectos y detalles, pero de seguro con estos consejos te será mucho más fácil iniciar el camino de la organización de una oficina o tu propio Home Office. 

¡Te recordamos que en Bookstore puedes encontrar las soluciones para organizar tu oficina de manera mucho más eficaz!

¡Gracias por leer!

 
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